Mairies · intercommunalités · syndicatsTown halls · local authorities

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Aucune donnée sur vos habitants (nom, dossier, état civil) n’est demandée ni utilisée : uniquement l’organisation de la mairie · l’assistant proposé par défaut est français (Mistral), hébergé en Europe : il prépare, il ne décide jamais, chaque document est relu et validé par un agent ou un élu · rien n’est installé sans l’accord de la communeNo data about your residents (names, files, civil records) is requested or used: only how the town hall is organised · the default assistant is French (Mistral), hosted in Europe: it prepares, it never decides, every document is reviewed and approved by a staff member or councillor · nothing is installed without the council’s agreement

Partie 1 · Votre communePart 1 · Your municipality

A4 · Quel outil d’IA la commune accepte-t-elle ?A4 · Which AI tool does the council accept?

Un assistant français (Mistral), hébergé en Europe, utilisé sans aucune donnée sur les habitantsA French assistant (Mistral), hosted in Europe, used with no resident data at all Un autre outil (ChatGPT, Copilot…), avec la même règle : aucune donnée sur les habitantsAnother tool (ChatGPT, Copilot…), with the same rule: no resident data Aucun outil en ligne : seulement des modèles de documents et des procédures écritesNo online tool: only document templates and written procedures Je ne sais pas encore : on en parle au rendez-vousNot sure yet: we discuss it at the meeting

A1 · Nom de la commune (ou de la collectivité)A1 · Name of the municipality (or local authority)

A0 · Type de collectivitéA0 · Type of authority

Commune, groupement ou syndicatMunicipality, grouping or joint board

CommuneMunicipality Communauté de communes ou d’agglomérationInter-municipal community Syndicat (eau, déchets, SIVOM…)Joint board (water, waste, multi-purpose…) AssociationAssociation

A2 · Département et communauté de communesA2 · Département and inter-municipal community

Ex. : Savoie, Communauté de communes Cœur de TarentaiseE.g · Savoie, Cœur de Tarentaise community of municipalities

A3 · Nombre d’habitantsA3 · Population

A3b · La population change-t-elle avec les saisons (station, résidences secondaires) ?A3b · Does the population change with the seasons (resort, second homes)?

NonNo Oui (précisez en partie 2 : combien de personnes en pleine saison)Yes (specify in part 2: how many people at peak season)

A6 · Jours et horaires d’ouverture de la mairie au publicA6 · Days and hours the town hall is open to the public

Ex. : mardi et jeudi 9h-12h, samedi 10h-12h · ajoutez les permanences des élusE.g · Tuesday and Thursday 9am-12pm, Saturday 10am-12pm · add councillors’ surgery hours

A7 · Périodes chargées et fermeturesA7 · Busy periods and closures

Ex. : saison d’hiver, élections, préparation du budget, fermeture en aoûtE.g. winter season, elections, budget preparation, closed in August

Vos ordinateurs et internetYour computers and internet

C1 · Combien d’ordinateurs à la mairie ?C1 · How many computers at the town hall?

11 2 ou 32 or 3 4 à 104 to 10 Plus de 10Over 10

C1b · Un ordinateur de la mairie sert-il aussi à un usage personnel (agent ou élu) ?C1b · Is a town-hall computer also used personally (by staff or a councillor)?

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

C2 · C’est un…C2 · It is a…

Windows (PC)Windows (PC) MacMac Les deuxBoth Je ne sais pasNot sure

C3 · Le soir et la nuit, votre ordinateur est…C3 · In the evening and at night, your computer is…

Important : une tâche programmée sur l’ordinateur ne part pas s’il est éteintImportant: a scheduled task on the computer won’t run if it is off

ÉteintOff En veille / couvercle ferméAsleep / lid closed AlluméOn Je ne sais pasNot sure

C4 · Se verrouille-t-il tout seul quand vous n’y touchez pas ?C4 · Does it lock itself when left idle?

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

C5 · Votre connexion internet est…C5 · Your internet connection is…

FiableReliable Parfois coupée (quelques fois par mois)Sometimes down (a few times a month) Souvent coupéeOften down Je ne sais pasNot sure

C6 · Les dossiers de la mairie sont…C6 · The town hall’s files are…

Plusieurs réponses possiblesSeveral answers possible

Sur l’ordinateur seulementOn the computer only Synchronisés en ligne (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud…)Synced online (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud…) Sur un serveur ou un disque partagéOn a server or shared drive Je ne sais pasNot sure

C7 · Vos logiciels de gestion (comptabilité, paie, état civil, élections…) sont…C7 · Your management software (accounting, payroll, civil records, elections…) is…

Installés sur l’ordinateurInstalled on the computer En ligne (on s’y connecte par internet)Online (accessed over the internet) Les deuxBoth Hébergés par un syndicat informatique (ex · AGATE)Hosted by a public IT syndicate (e.g · AGATE) Je ne sais pasNot sure

E5 · Qui vous aide quand un logiciel bloque ?E5 · Who helps you when software gets stuck?

L’éditeur (JVS, Berger-Levrault, Cosoluce…)The vendor (JVS, Berger-Levrault, Cosoluce…) AGATE ou un autre syndicat informatiqueAGATE or another public IT syndicate La communauté de communesThe community of municipalities Un prestataire informatiqueAn IT provider PersonneNobody

Messagerie et agendaEmail and calendar

D1 · La messagerie de la mairie est chez…D1 · The town hall’s email is with…

Plusieurs réponses possiblesSeveral answers possible

D2 · L’adresse e-mail de la mairie, lue chaque jourD2 · The town hall’s email address, read every day

D3 · Les élus écrivent depuis…D3 · Councillors write from…

Une adresse de la mairieA town-hall address Leur adresse personnelleTheir personal address Les deuxBoth Je ne sais pasNot sure

D4 · Rendez-vous et réservations (salles, mariages, permanences) sont notés…D4 · Appointments and bookings (rooms, weddings, surgeries) are recorded…

Agenda GoogleGoogle Calendar Agenda OutlookOutlook Calendar Sur une plateforme de réservationOn a booking platform Dans mon logiciel métierIn my management software Sur papierOn paper Je n’ai pas de rendez-vousI have no appointments Je ne sais pasNot sure

D5 · Les demandes des habitants arrivent par…D5 · Residents’ requests come in by…

Vos actesYour official acts

E2 · Les délibérations et arrêtés, vous les rédigez…E2 · Council decisions and orders, you draft them…

Dans un logiciel de gestion des actesIn acts-management software Dans Word ou LibreOffice, à partir de modèlesIn Word or LibreOffice, from templates Au cas par cas, sans modèleCase by case, without templates Quelqu’un d’autre les rédige (centre de gestion, communauté de communes…)Someone else drafts them (management centre, community of municipalities…)

E3 · Le maire signe-t-il électroniquement (parapheur) ?E3 · Does the mayor sign electronically (e-signature workflow)?

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

E4 · Payez-vous des options de logiciel que vous n’utilisez pas ?E4 · Do you pay for software options you don’t use?

On regarde toujours l’existant avant d’ajouter quoi que ce soitWe always look at what exists before adding anything

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

Budget et financesBudget and finances

F2 · Budget 2027F2 · 2027 budget

Pas commencéNot started En préparationIn preparation VotéAdopted Je ne sais pasNot sure

F3 · Les actes sont rendus publics par…F3 · Acts are made public by…

F5 · La comptabilité et la paie sont tenues par…F5 · Accounting and payroll are handled by…

Le ou la secrétaire de mairieThe town-hall clerk Un autre agentAnother staff member Le centre de gestion ou la communauté de communesThe management centre or the community of municipalities Je ne sais pasNot sure

Vos prioritésYour priorities

G1 · Votre objectif principalG1 · Your main goal

Assurer la continuité pendant une absenceKeep things running during an absence Gagner du temps sur les tâches répétitivesSave time on repetitive tasks Répondre plus vite aux habitantsReply to residents faster Ne plus rater une échéance (conseils, budget, élections)Never miss a deadline again (councils, budget, elections) Moins d’erreurs dans les actesFewer errors in official acts

G3 · Un outil d’IA est-il déjà utilisé à la mairie, même par un seul agent ou élu ?G3 · Is an AI tool already used at the town hall, even by one staff member or councillor?

Non, jamaisNo, never Oui, version gratuiteYes, free version Oui, version payanteYes, paid version Je ne sais pasNot sure

G3b · Laquelle ou lesquelles ?G3b · Which one(s)?

Plusieurs réponses possibles · si vous n’en utilisez pas encore, laissez videSeveral answers possible · if you don’t use any yet, leave blank

Règles et décisionRules and decision-making

H1 · La commune a-t-elle un délégué à la protection des données (RGPD) ?H1 · Does the municipality have a data protection officer (GDPR)?

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

H1b · Si oui : son nom ou son organismeH1b · If so: their name or organisation

Ex. : le centre de gestion, AGATE, un prestataireE.g. the management centre, AGATE, a provider

H2 · Pour engager la commune, il faut…H2 · To commit the municipality, you need…

Cela fixe le calendrier : une délibération attend le prochain conseilThis sets the timeline: a council decision waits for the next meeting

Ma décision seuleMy decision alone L’accord des adjointsThe deputy mayors’ agreement Une délibération du conseilA council decision Je ne sais pasNot sure

H3 · Acceptez-vous un suivi à distance après l’installation ?H3 · Do you accept remote follow-up after installation?

OuiYes NonNo À voirTo be discussed

H3b · Si oui : vos créneaux préférésH3b · If so: your preferred time slots

Ex. : mardi et jeudi matinE.g · Tuesday and Thursday mornings

H4 · Un agent clé (secrétaire de mairie…) est-il absent ou va-t-il l’être ?H4 · Is a key staff member (town-hall clerk…) absent, or about to be?

Si oui, précisez en partie 2 : sa fonction, les dates, ce qui est prévu pour le remplacerIf so, specify in part 2: their role, the dates, what is planned to cover them

OuiYes Retour incertainReturn uncertain NonNo

H6 · Qui gère les comptes et accès de la mairie ?H6 · Who manages the town hall’s accounts and access?

MoiMe Un agentA staff member Un prestataire informatiqueAn IT provider Je ne sais pasNot sure

H7 · Les codes d’accès (logiciels, messagerie, plateformes de l’État) sont-ils connus d’au moins deux personnes ? (ne notez aucun code ici)H7 · Are the access codes (software, email, government platforms) known to at least two people? (do not write any code here)

OuiYes Je ne sais pasNot sure NonNo

H8 · Combien de personnes utiliseraient l’assistant (agents et élus) ?H8 · How many people would use the assistant (staff and councillors)?

Partie 2 · Vos tâches et vos échéances (20 min, de préférence sur ordinateur)Part 2 · Your tasks and deadlines (20 min, ideally on a computer)A5 · L’élu qui suit le projet (nom, fonction, téléphone)A5 · The councillor leading the project (name, role, phone)

Quelques mots suffisent partout dans cette partie · si une tâche n’est jamais faite, écrivez « jamais fait » : c’est une réponse utileA few words are enough throughout this part · if a task is never done, write “never done”: that’s a useful answer

B1 · Tâche n° 1 qui vous prend le plus de tempsB1 · Task no. 1 that takes you the most time

Ce que c’est · qui la fait · combien de fois par semaine ou par mois · combien de temps à chaque fois (ou « jamais fait »)What it is · who does it · how many times a week or month · how long each time (or “never done”)

B1 · Tâche n° 2B1 · Task no. 2B1 · Tâche n° 3B1 · Task no. 3A3c · Absence d’un agent : qui, quand, et ce qui est prévu pour le remplacerA3c · Staff absence: who, when, and what is planned to cover them

Seulement si un agent est absent ou va l’être · ex. : secrétaire de mairie, du 15/11 au 15/06, secrétaire itinérant du centre de gestion 1 jour par semaineOnly if a staff member is or will be absent · e.g. town-hall clerk, 15/11 to 15/06, roaming clerk from the management centre 1 day a week

E1 · Les logiciels et outils de la mairie, et pour quoiE1 · The town hall’s software and tools, and what for

Ex. : « JVS pour la comptabilité et la paie, Word pour les arrêtés, Facebook pour les informations »E.g. “JVS for accounting and payroll, Word for orders, Facebook for news”

F6 · Les échéances des 12 prochains mois (conseils municipaux, budget, recensement, élection présidentielle 2027, travaux, marchés, subventions, urbanisme…)F6 · Deadlines over the next 12 months (council meetings, budget, census, 2027 presidential election, works, tenders, grants, planning…)G2 · Ce qu’il ne faut SURTOUT PAS toucherG2 · What must NOT be touched under any circumstances

Ex. : « l’état civil reste 100 % humain », « aucune réponse aux habitants sans relecture »E.g. “civil records stay 100% human”, “no reply to residents without review”

I · Vos documents (modèles de délibération, d’arrêté, ordre du jour…)I · Your documents (decision and order templates, agendas…)

Si un document contredit une réponse, dites-le en une ligne : c’est normal, on vérifie sur placeIf a document contradicts an answer, say so in one line: that’s normal, we check on site

Je les envoie par e-mail avant le rendez-vousI’ll email them before the meeting Je les montre le jour JI’ll show them on the day Pas de documentNo documents

VousYou PrénomFirst name E-mail Autre chose à nous dire (facultatif)Anything else (optional)

Vos réponses restent confidentielles · ConfidentialitéYour answers stay confidential · Privacy