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Mairies · intercommunalitésTown halls · local authorities

7 h de secrétariat
regagnées chaque semaine7 hours of admin
saved every week

Courriers, conseils municipaux, délibérations · l’IA prépare, l’agent valide, la commune avanceLetters, council meetings, decisions · AI prepares, staff approve, the town moves forward

Remplir le questionnaireFill in the questionnaire Plus de détailsMore details

Avant, aprèsBefore, after

Ce qui change
dès la 1re semaineWhat changes
from week 1

Aujourd’huiToday

  • Une seule personne au secrétariat, souvent sur un poste de 21 à 28 h par semaineOne person runs the office, often on a 21 to 28-hour post
  • Le procès-verbal du conseil se rédige des jours après la séanceCouncil minutes get written days after the meeting
  • Les mêmes questions d’habitants, chaque semaine, une par uneThe same residents’ questions, every week, one by one
  • Le bulletin et l’affichage passent toujours en dernierThe newsletter and notices always come last

Avec l’IA installéeWith AI installed

  • Les réponses courantes sont prêtes, l’agent relit et envoieRoutine replies are ready, staff review and send
  • Le procès-verbal est préparé à partir des notes de séanceMinutes are drafted from the meeting notes
  • Convocations, ordres du jour et délibérations partent sur modèleNotices, agendas and decisions go out from templates
  • La communication de la commune sort à temps, sans y passer la soiréeTown communication goes out on time, without the late evenings

Le temps regagnéTime saved

Le calcul, pour une commune de moins de 1 000 habitantsThe maths, for a town under 1,000 residents

Hypothèse : un poste de secrétariat de 21 à 28 h par semaine, un conseil municipal par moisAssumption: a 21 to 28-hour admin post, one council meeting a month

TâcheTaskAujourd’huiTodayAvec l’IAWith AIRegagnéSaved
Courriers et réponses aux habitantsLetters and replies to residents5 h2 h3 h
Conseil municipal : convocation, ordre du jour, procès-verbalCouncil meeting: notice, agenda, minutes1 h 1520 min55 min
Délibérations et arrêtés sur modèleDecisions and orders from templates2 h45 min1 h 15
Bulletin, affichage, site de la communeNewsletter, notices, town website2 h30 min1 h 30
Salles, plannings, agendasRooms, schedules, calendars1 h15 min45 min
Total par semaineTotal per week11 h 153 h 507 h 25
7 h 25par semaine, soit environ 334 h par ana week, about 334 hours a year

72 % des secrétaires de mairie travaillent dans des communes de moins de 1 000 habitants1, souvent sur un poste de 21 h2 · 7 h regagnées, c’est un tiers du poste libéré72% of town-hall clerks work in towns under 1,000 residents1, often on 21 hours2 · 7 hours saved is a third of the post freed up

ConcrètementIn practice

Ce qu’on peut mettre en placeWhat we can set up

Accueil et courriersFront desk and letters

Réponses aux questions fréquentes, courriers sur modèle, tri des messagesFAQ replies, template letters, message sorting

Conseil municipalCouncil meetings

Convocations, ordres du jour, procès-verbaux préparésNotices, agendas, minutes drafted

ActesOfficial acts

Délibérations et arrêtés préparés sur vos modèles, toujours relusDecisions and orders drafted from your templates, always reviewed

CommunicationCommunication

Bulletin, affichage, site, messages aux habitantsNewsletter, notices, website, messages to residents

Vie localeLocal life

Réservations de salles, associations, agendas des événementsRoom bookings, local groups, event calendars

Données protégéesProtected data

Installation possible sur une IA européenne (Mistral) · rien ne part sans la validation d’un agentPossible on a European model (Mistral), nothing leaves without staff approval

Quelques exemples · l’installation part de vos besoins et de vos outils, et s’adapte à ce que vous voulez faireA few examples · the set-up starts from your needs and your tools, and adapts to what you want to do

La mise en placeHow it is set up

De la 1re question
au temps regagnéFrom the 1st question
to time saved

01 · QuestionnaireQuestionnaire

15 minutes en ligne pour décrire vos tâches et vos outils15 minutes online to describe your tasks and tools

02 · DiagnosticDiagnostic

Sur place ou à distance, on mesure le temps que prend chaque tâcheOn site or remotely, we measure the real time of each task

03 · InstallationSet-up

1 à 3 jours sur place, branchée sur vos logiciels, équipe formée1 to 3 days on site, connected to your software, team trained

04 · SuiviFollow-up

Point à J+7 et J+28, rapport complet remis à votre structureCheck-ins at day 7 and day 28, full report handed over

Remplir le questionnaireFill in the questionnaire